Messen sind pulsierende Orte: Unternehmen präsentieren sich, tauschen Ideen aus, knüpfen neue Kontakte. Doch was Besucher oft nicht sehen: Hinter den Kulissen fließen enorme Mengen an Daten. Jede Interaktion, jedes Gespräch, jede neue Information muss erfasst, verarbeitet und für den Vertrieb nutzbar gemacht werden – und das möglichst reibungslos.

Genau hier setzt Komdat an. Das Unternehmen aus Wesel entwickelt IT-Lösungen speziell für Messeaussteller: von der digitalen Lead-Erfassung über Meetingraum-Buchungen bis zum smarten Catering-Management. Sowohl als App- als auch als Desktoplösung. Komdat macht Datenverarbeitung während der Messe effizient.

Ich treffe Matthias Hillenbach, Geschäftsführer von Komdat, auf der Bauma in München. Sein Kunde hat einen großzügigen Stand im Außenbereich – Glas, Beton, helle Flächen, lebendiger Verkehr. Wir sitzen auf Hockern zwischen Meetingzone und Kaffeemaschine. „Was darf’s sein?“, fragt Matthias, während er sein Smartphone zückt. Ich bestelle eine Apfelschorle. „Gleich eingetippt“, sagt er. „Wird geliefert – bestellt in der Catering-App unseres Kunden.“

Ein Einstieg wie aus der Produktdemo. Aber wir sind hier nicht zum Protokollieren. Sondern, um über das zu sprechen, was Messeauftritte heute effizient macht: digitale Werkzeuge – und gutes Zuhören.

Wie werden aus Gesprächen Kundenbeziehungen?

„Ein Messegespräch ist dann erfolgreich, wenn es nachwirkt“, sagt Hillenbach. Viele Kontakte aber würden nach dem Besuch schlicht versanden – die Visitenkarte liege irgendwo, Notizen seien unleserlich, der Moment vorbei. Komdat setzt genau hier an. Die App, die das Unternehmen entwickelt hat, erlaubt es dem Messepersonal, Besucherinformationen direkt im Gespräch zu erfassen. Adressen per Scan oder CRM-Zugriff, Gesprächsinhalte per Multiple-Choice-Fragebogen.

„Und danach – das ist der Clou – bekommt der Gast eine personalisierte E-Mail. Noch auf der Messe. Mit Broschüren, PDFs oder Kontakten. Ohne Extra-Aufwand.“ Das sei nicht nur effizient, sondern auch ein Zeichen von Aufmerksamkeit: „Der Besucher fühlt sich ernst genommen.“
Selbst exotische Situationen meistert die Software: Auf einer Messe in Dubai habe die integrierte KI eine arabische Visitenkarte korrekt in lateinische Schriftzeichen übertragen – automatisch. „Wir waren sprachlos. Der Kunde auch.“

Meetingräume, Catering, Infos – alles auf Knopfdruck

Ein weiterer Baustein im digitalen Baukasten ist das Staff-Management. Wer ist wann am Stand? Wer spricht welche Sprache? Wer kennt sich mit Produkt X aus? „Früher mussten sich Mitarbeitende durchfragen oder hoffen, jemanden zu erwischen. Heute tippen sie es in die App – und finden die passende Person sofort.“

Dasselbe gilt für Meetingräume. „Früher: Tabellenkalkulation oder noch schlimmer: auf Papier. Heute: Echtzeitbuchung mit Verfügbarkeitsanzeige.“
Und beim Catering? Geht es um viel mehr als nur ums Essen. „Das Teuerste am Catering ist der Sitzplatz – nicht das Croissant.“ Wenn Speisen ausgehen, verschwinden sie automatisch von den digitalen Speisekarten. Kaffee-Order? Wird zur Barista-Station gesendet und am Drucker vor Ort ausgespuckt. Suppen-Bestellung? Direkt in die Küche. „Wenn der Fluss stimmt, können mehr Gäste versorgt werden – und keiner wartet zu lange.“

Datenschutz darf nicht kompliziert sein – sondern klar

Mit dem Sammeln von Daten kommen Fragen nach der rechtlichen Basis. Die DSGVO lässt Unternehmen in der Verantwortung – gerade bei der Nachverfolgung von Messekontakten. Komdats Lösung: Eine Einwilligung wird direkt am Stand eingeholt – digital, unterschrieben auf dem Tablet.
„Viele Firmen nutzen das aktiv. Die Erklärung ist rechtssicher und bis zum Widerruf gültig“, sagt Hillenbach. Newsletter, Messeeinladungen oder Nachfassaktionen lassen sich so auf juristisch stabile Füße stellen – und zeigen gleichzeitig Transparenz.

Wenn Daten zum Werkzeug werden – nicht zur Last

Messen liefern jede Menge Input – aber oft bleibt das Potenzial ungenutzt. Mit Komdats Auswertungsmodul lassen sich Besucherströme analysieren, Nachfragen erfassen, Zielgruppen besser verstehen. Die Folge: mehr Steuerung, mehr Erkenntnis.
„Ein Kunde nutzt die Live-Daten morgens im Team-Briefing“, erzählt Hillenbach. Welche Themen liefen gestern gut? Wo gibt es Engpässe? „Das motiviert das Team. Und zeigt: Wir machen das hier nicht zum Spaß, sondern mit Plan.“

Typische Fehler? Unvollständige Digitalisierung

Als ich ihn nach häufigen Fehlern von Unternehmen frage, die den Digitalisierungsschritt für ihren Messestand gehen wollen, sagt er mir, dass viele Unternehmen IT-Lösungen nur für große Leitmessen einführten – während kleinere Events analog bleiben. „Aber das Verhältnis ist doch umgekehrt: 90 Prozent der Veranstaltungen sind klein oder mittelgroß“, sagt Hillenbach. Deshalb hat Komdat ein Lizenzmodell entwickelt, das Leistungen konstant hält, aber die Preise staffelt. Eine App für alle Messeformate – unabhängig von Fläche oder Budget.

Ebenso problematisch: die Annahme, dass vorhandene CRM-Apps reichen. „Die sind für drei Kontakte pro Tag gebaut – nicht für 30 in fünf Stunden.“ Komdats Lösung ist speziell auf die Messe-Realität abgestimmt. Alles in einer App, angepasst auf Geschwindigkeit und Volumen.

Widerstände? Ja – aber nicht unüberwindbar

Neues weckt Skepsis. Besonders bei Vertriebsmitarbeitern, die routiniert arbeiten und sich ungern „überwachen“ lassen. Hillenbach erinnert sich an einen Fall: „Ein Mitarbeiter eines Kunden war erst strikt dagegen. Er sagte: Es sei unhöflich, während des Gesprächs auf dem Handy herumzutippen, zu kompliziert und überflüssig.“

Aber nach der ersten Messe kamen Rückmeldungen von Interessenten – Lob für schnelle Reaktionen, präzise Nachfassaktionen. „Da ist der Knoten geplatzt. Heute bringt uns genau dieser Mitarbeiter bei jeder Messe neue Empfehlungen mit. Er hat verstanden: Das hier hilft – es kontrolliert nicht.“

Hybrid, nicht virtuell – das Messeformat von morgen

“Welche Rolle spielen digitale Messeformate in der Zukunft?”, möchte ich wissen. Hillenbach winkt ab. „In der Pandemie hat sich gezeigt, dass rein virtuelle Formate nicht funktionieren. Es fehlt an zwischenmenschlichem Kontakt, an der fokussierten Aufmerksamkeit vor Ort und an der spontanen Dynamik, die nur ein physischer Raum ermöglicht.“
Was aber bleibe, sei der Gedanke der hybriden Erweiterung: Live-Schalten in Werkshallen, interaktive Produkt-Demos, Fernzugriffe in Echtzeit. „Damit wächst der Messestand – ohne zu wachsen. Wir machen ihn digital größer.“

Und zum Schluss: Ein Gespräch, das bleibt

Das Gespräch mit Matthias Hillenbach endet, die Apfelschorle ist leer, der Stand belebt. Eine Servicekraft bringt mir auf Vorschlag von Matthias noch ein belegtes Brötchen – „aus dem System“, sagt er schmunzelnd.
Was bleibt? Das Gefühl, dass Digitalisierung auf der Messe nicht den Menschen ersetzt – sondern entlastet. Wenn Technologie hilft, Begegnungen besser zu machen, nicht komplizierter, dann erfüllt sie ihren Zweck.
Oder wie Hillenbach sagt: „Es geht nicht darum, den Menschen zu ersetzen. Sondern darum, ihm den Rücken freizuhalten.“